Anleitung

Das Check-IT Tool

Im Mittelpunkt dieses Tools steht eine Befragung, die aus mehreren einzelnen Fragebögen besteht. Die Absicht dieser Befragung ist das Erfassen und Bewerten des digitalen Reifegrades in klinischen Einrichtungen. Wir haben versucht, das Ausfüllen des Fragebogens so einfach wie möglich zu gestalten:
  • Die Reihenfolge der drei Hauptteile der Befragung ist klar ausgewiesen. Darüberhinaus können Sie die verschiedenen Abschnitte in beliebiger Reihenfolge ausfüllen.
  • Sie können den Fragebogen in beliebig vielen Sitzungen beantworten.
  • Wo die gefragten Informationen nicht vorliegen, können Sie „Weiß nicht“ auswählen.
Um das Beantworten der Erhebung so effizient wie möglich zu gestalten, stellen wir Ihnen außerdem die folgenden Tools zur Verfügung (weiterführende Dokumentation finden Sie weiter unten auf dieser Seite):
  • Delegieren: Weiterleiten von einzelnen Befragungsteilen zur Bearbeitung durch Andere
  • Umfragen: Durchführung von Mini-Umfragen unter einer Gruppe von Kollegen zu einzelnen Fragen in der Erhebung
  • Mitarbeiter Einladen: Ermöglicht Interessierten das Ausfüllen weiterer Befragungen zu Ihrem Haus, die zu analytischen Zwecken anonym mit der eigenen Befragung zusammengeführt wird
  • Notizen: Speichern von Notizen zu einzelnen Befragungsteilen
  • Update: Ermöglicht das aktualisieren Ihrer Angaben wahlweise auf Basis Ihrer aktuellen Angaben oder mit einer neuen, unbearbeiteten Checkliste
  • Support Chat: Hilfe und Rat anfordern, ohne die Umfrageumgebung zu verlassen
Im Folgenden finden Sie detaillierte Anleitungen zu diesen und weiteren Themen.

Anmelden

Sie können Ihr Benutzerkonto auf dem Check-IT tool anonym, d.h. ohne Angabe von persönlichen Informationen anlegen. Sie können ausserdem bei der Anmeldung entscheiden, ob Sie eine Emailaddresse angeben möchten.
  • Wenn Sie bei der Anmeldung eine Emailaddresse angeben, haben Sie später die Möglichkeit, ein eventuell verlorenes Passwort wiederherzustellen. 
  • Ohne eine Emailaddresse sind in einem solchen Fall Ihre Angaben zu der Befragung unwiderruflich verloren.

Die Befragungsseite

Über die Befragungsseite, die über die Schaltfläche „Checkliste“ in der Navigationsleiste aufgerufen werden kann, haben Sie Zugriff auf die Fragebögen, die für die Befragung auszufüllen sind. Die Befragungsseite bietet auch eine Reihe von Tools, um das Ausfüllen der Erhebung so einfach wie möglich zu gestalten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die verfügbaren Funktionen:
Organisationsanzeige
Der „Organisationsanzeige“  wird nur dann dargestellt, wenn Sie für mehrere Häuser Angaben machen und/oder für ein Haus mehrere Erhebungen abgeschlossen haben (z.B. mittels der Update-Funktion). und zeigt die jeweils aktive Befragung an. Sie könne über ein Dropdown-Menü zwischen den Checklisten verschiedener Organisationen wechseln.
Gesamtfortschrittsanzeige
Die Fortschrittsleiste oben links zeigt den Anteil der abgeschlossenen Erhebungsabschnitte (als Prozent aller Erhebungsabschnitte ) in Ihrer aktuellen Checkliste an. Bitte beachten: Im Verlauf des Befragung wird der noch verbleibende Fragenbestand auf Basis Ihrer Antworten dynamisch angepasst – Hierdurch kann sich die Fortschrittsanzeige gelegentlich verändern.
Befragungsnavigation
Über dieses Menü erreichen Sie die einzelnen Fragebögen, aus denen die Eerhebung besteht. Bitte beachten Sie, das weitere Befragungsteile (insbesondere im Teil 3) dynamisch auf Basis Ihrer Antworten in voerhergehenden Teilen freigeschaltet werden.
Teilfortschrittsanzeige
Ihren Fortschritt innerhalb einzelner Befragungsteile erkennen Sie sowohl innerhalb der Befragungsnavigation als auch rechts oberhalb der Fragebögen. Die Teilfortschrittsanzeige zeigt den Anteil der abgeschlossenen Fragen (in Prozent aller Fragen) für den jeweilig aktiven Befragungsabschnitt (einschließlich delegierter Abschnitte) an.
Teilstatusanzeige
Die Teilstatusanzeige bietet dynamisch aktualisierte Informationen zum Status der einzelnen Befragungsabschnitte. Die möglichen Statusmeldungen sind nachfolgend definiert:
Status Definition
Unbearbeitet Sie haben diesen Abschnitt noch nicht bearbeitet. Sie können die Fragen selbst beantworten oder an eine andere Person delegieren
In Bearbeitung Entweder Sie oder ein Delegierter haben mit dem Beantworten der Fragen in diesem Abschnitt begonnen. Sie können diesen Abschnitt weiterhin an eine andere Person delegieren
Delegiert Sie haben diesen Befragungsteil zur Bearbeitung an eine andere Person weitergeleitet. Sie können weiterhin den Fortschritt beim Beantworten der Fragen verfolgen, selbst aber diesen Abschnitt erst dann wieder bearbeiten, wenn Ihr Delegierter den Abschnitt an Sie zurückgibt (dies wird Ihnen durch ein Glockensdymbol angezeigt) oder Sie die Delegierung widerrufen.
Abgeschlossen Dieser Abschnitt wurde als vollständig übermittelt. Sie können über das Navigationselement für diesen Abschnitt weiterhin auf Ihre Angaben zugreifen, aber keine weitern Änderungen vornehmen. Im weiteren wird der Status „Abgeschlossen“ in der Befragungsnavigation durch ein grün eingekreistes Häkchensymbol angezeigt.
Aktionsmenü
Das Dropdown-Aktionsmenü bietet schnellen Zugriff auf Funktionen, die aktuell für den aktiven Abschnitt zur Verfügung stehen. Je nach Abschnittsstatus oder Fortschritt werden hier die jeweils relevanten Aktionen hervorgehoben. In der folgenden Tabelle sind einige Beispiele für Funktionen aufgeführt, auf die über das Dropdown-Aktionsmenü zugegriffen werden kann.
Aktion Funktion
Delegieren Öffnet ein Menü, das Sie durch die Delegierung eines Abschnitts führt.
Widerrufen Öffnet ein Menü, das Sie durch den Vorgang zum Widerrufen einer Delegierung führt.
Abschließen & Absenden Öffnet ein Menü, das Sie durch den Vorgang des Abschließens/Absendens eines Abschnitts führt.
Notizen Öffnet eine Funktion, mit der Sie Notizen und Notizen zu jedem Abschnitt speichern können.
Kollegen Befragen Öffnet ein Menü, das Sie durch den Vorgang führt, in dem Sie Ihre Kollegen zu diesem Abschnitt befragen.
Unbeantwortete Fragen Öffnet ein Popup-Fenster, in dem Ihnen noch unbeantwortete Fragen in diesem Abschnitt angezeigt werden.
Zur Ergebnistabelle Hinzufügen Öffnet ein Popup mit Informationen zu früheren Delegierungsereignissen für den entsprechenden Abschnitt
PDF Erstellen Erzeugt eine PDF Version des aktiven Befragungsabschnitts zum Herunterladen
Problem melden Öffnet eine Seite, auf der sie über ein Formular Anwendungsfehler melden können
Eingabe von Informationen in die Fragebögen
Die Teilfragebögen werden im rechten Teil der Benutzeroberfläche dargestellt. Fragen sind im allgemeinen durch anklicken der gewünschten Antwortoption zu beantworten. In Ausnahmefällen sind Antwortoptionen mit Auswahlboxen oder über Drop-Down-Menüs auszuwählen.
In den meisten Fällen werden Folgefragen dynamisch auf Basis Ihrer Antworten eingeblendet. Dies ist beabsichtigt und stellt sicher, dass jeder Person, die an der Umfrage teilnimmt, nur die Fragen angezeigt werden, die für sie relevant sind.
Wenn Sie sich bei Ihrer Antwort nicht sicher sind, überlegen Sie, welche der angegebenen Optionen Ihre Antwort am ehesten wiedergibt.
Wenn eine Frage für Ihr  Haus nicht zutreffend ist, können Sie „N / A“ auswählen. In ähnlicher Weise können Sie „Weiß nicht“ auswählen, wenn keine Antwort verfügbar ist. 
Woimmer Sie ein Fragezeichensymbol können Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, um auf weitere Informationen zu einer Frage zuzugreifen. Wenn kein Symbol verfügbar ist oder die angezeigten Informationen Ihre Fragen nicht beantworten, können Sie die FAQ oder das Glossar hinzuziehen. Darüber hinaus können Sie sich per E-Mail  oder Live-Chat an unsere Supportmitarbeiter wenden, die gerne Ihre Fragen beantworten.
Angaben Speichern
Wir empfehlen, Ihre Angaben regelmäßig, spätestens aber vor dem Verlassen eines Befragungsabschnitts mittels der Schaltfläche am Ende jedes Fragebogens zu speichern.  Die Speicherfunktion hat keinen Einfluss auf Ihren Zugang zu den Fragebögen; sie können diese jederzeit weiter bearbeiten. Wenn Sie dies nicht tun, verlieren Sie möglicherweise alle Antworten die sie seit dem letzten Speichern hinzugefügt haben.
 
Erhebungsteile Abschließen und Absenden
Über die Funktion „Abschließen & Absenden“, auf die Sie sowohl im Fuß der einzelnen Fragebögen sowie im Aktionsmenü zugreifen können, reichen Sie Erhebungsteile, deren Bearbeitung Sie abgeschlossen haben ein. Somit werden Ihre Angaben anonym dem Gesamtdatensatz zur Analyse hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass hiernach eine weitere Bearbeitung des betroffenen Erhebungsabschnitts nicht mehr möglich ist. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, ihre Angaben einzusehen und als PDF herunterzuladen. Um auf den 2. Teil der Erhebung zuzugreifen, ist es erforderlich, die Abschnitte im 1. Teil abzuschließen.
Unbeantwortete Fragen Anzeigen
Über die Option ‚Unbeantwortete Fragen im Aktionsmenü erhalten Sie eine Liste noch zu bearbeitender Fragen im jeweils aktiven Befragungsabschnitt. Alle hier angezeigten Fragen können per Klick zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden.

Erhebung Aktualisieren

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Checkliste bei Bedarf auf den neuesten Stand zu bringen. Nach dem ersten Abschluss der gesamten Erhebung stellt Ihnen das Check-IT System automatisch den Menüpunkt „Update“ zur Verfügung. Über den so zu erreichenden Dialog können Sie wählen, ob Sie mit einer neuen, unbearbeiteten Erhebung beginen möchten oder ob Sie die bereits bestehenden Angaben übernehmen möchten.

Zusammenarbeiten

Das Check-IT Tool stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Erhebung gemeinsam mit Anderen zu bearbeiten. Hierbei sind alle Funktionen so aufgestellt, das die Anonymität aller Teilnehmer gewahrt bleibt. Einen Überblick über Ihre Zusammenarbeitsvorgänge erhalten sie über den Menüpunkt „Zusammenarbeiten“. Im folgenen finden Sie eine genauere Beschreibung der verfügbaren Funktionen.
Delegieren
Über die Funktion ‚Delegieren‘ beteiligen Sie weitere Personen an der Bearbeitung der Erhebung, indem Sie ihnen einzelne Abschnitte zur Bearbeitung weiterleiten.
Delegieren eines Befragungsabschnitts
Um einen Abschnitt zu delegieren, greifen Sie über das Aktionsmenü auf den Delegationsdialog zu. Nachdem Sie die geforderten Angaben eingegeben haben, erzeugt das Check-IT Tool auf Knopfdruck einen Link, den Sie kopieren und  an Ihre/n Delegierte/n weiterleiten, die über diesen Link exklusiv auf den von Ihnen delegierten Abschnitt zugreifen können.
Sie können den Fortschritt ihrer Delegierten im Fragebogen und über die Fortschrittsanzeigen mitverfolgen. Sie selbst können einen delegierten Abschnitt erst wieder bearbeiten, wenn ihr Delegierte/r ihn an Sie zurücksendet, oder Sie die Delegierung widerrufen. 
Delegierung Widerrufen
Sie können eine Delegierung jederzeit über den Eintrag „Ändern“  im Aktionsmenü widerrufen. Dies verursacht, daß ihr Delegierter nicht mehr auf den Umfrageabschnitt zugreifen kann, und sie selbst die Möglichkeit des Bearbeitens sowie einer erneuten Delegation wiedererlangen. 
Delegierten Abschnitt Zurückschicken
Wenn Sie das Bearbeiten eines an Sie delegierten Erhebungsabschnitts abgeschlossen haben, senden Sie diesen mittels der Schaltfläche am Ende des Fragebogens an den Urheber der Delegation zurück. Bitte beachten Sie, dass Ihnen hiermit der Zugang zu einem solchen Befragunsabschnitt entzogen wird; ein weiteres Bearbeiten ist hiernach nur dem ursprünglichen Benutzer möglich.
Delegation Zurückerhalten
Sie können mit zurückerhaltenen Delegationen genauso verfahren wie mit Abschnitten, die sie selbst bearbeiten haben (z.B. Speichern, Abschliessen, weiteres Bearbeiten der Fragebogeninhalte sowie erneutes Delegieren).
Abschnittsumfragen
Mit der Umfragefunktion haben Sie die Möglichkeit, einer Gruppe von Personen die Inhalte eines Befragungsabschnitts zur Beantwortung vorzulegen, um daraufhin die so eingeholten Antworten zum Zwecke Ihrer eigenen Entscheidungsfindung bei dem Beantworten dieses Abschnitts hinzuzuziehen.
Abschnittsumfrage Starten
Über den Umfragedialog, den Sie über das Aktionsmenü erreichen, erhalten Sie auf Knopfdruck individuelle Links für Ihre Befragungsteilnehmer, die Sie kopieren und  weiterleiten, die über diesen Link exklusiv auf den augewählten Abschnitt zugreifen können.
Umfrageergebnisse Ansehen
Wenn Ihre Befragungsteilnehmer antworten, wird Ihnen dieses durch ein Symbol direkt im Fragebogen angezeigt. Die Antworten der befragten Gruppe werden individuell unter der ausgewählten Antwortoption angezeigt, so dass Sie sich auf den ersten Blick ein Bild über die Antwortenstreuung machen können.
Kollegen Einladen
Durch das Einladen von Kollegen ist es möglich, die vorhandenen Informationen zu Ihrem Haus auf eine breitere statistische Basis zu stellen, indem durch Ihre Kollegen weitere Erhebungen beigetragen werden. Durch die Funktion ‚Einladen‘ stellen Sie sicher, dass verschiedene Checklisten zu Ihrem Haus zu statistischen Zwecken anonym miteinander verlinkt sind.
Einladung Erzeugen
Um eine Einladung zu erzeugen, greifen Sie unter dem Menüpunkt „Zusammenarbeit“ auf den Einladungsdialog zu. Hier erhalten Sie auf Knopfdruck einen Link, den Sie an den Empfänger der Einladung weiterleiten. Bitte beachten Sie, dass dieser Link nicht für Teilnehmer ausserhalb Ihres Hauses bestimmt ist.

Ergebnisse

Das Check-IT Tool ermöglicht Ihnen, die Ergebnisse Ihrer eigenen Erhebung sowie die aggregierten, anonymisierten Ergebnisse aller Teilnehmer zu analytischen Zwecken einzusetzen.
Eigene Angaben Einsehen und Herunterladen
Sie können im Fragebogenbereich jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Angaben als PDF-Datei herunterladen. Darüberhinaus werden auch nach Abschluss eines Erhebungsteils Ihre Angaben im Fragebogenformat angezeigt.
Grafische Darstellung
Teil 1
Nach dem Abschluss aller Abschnitte im Teil 1 schaltet das Check-IT System automatisch ihren Zugang zu einer vorprammierten Auswertung der Daten aus diesem Teil frei. Diese erreichen Sie über den neu hinzugefügten Menüpunkt ‚Ergebnisse Teil 1‘.
Teil 2 & 3
Nach dem Abschluss aller Abschnitte in den Teilen 2 und 3 schaltet das Check-IT System – sofern insgesamt ausreichend Erhebung für eine statistisch relevante Analyse vorliegen, automatisch ihren Zugang zu dem Analyse-Modul des Check-IT Tools frei. Mit dem Analyse-Modul ist es möglich, die Daten des Check-IT Systems dynamisch zu analysieren und flexibel in Diagrammform darzustellen. So erstellte Diagramme und Datentabellen können zur weiteren Verwendung heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
Tabellarische Darstellung
Standardtabelle
Nach dem Abschluss aller Abschnitte der Erhebung erhalten Sie vom Check-IT System automatisch Zugang zu Ihren Angaben in tabellarischer Form. Zu diesem Zweck schaltet das Check-IT System den Menüpunkt ‚Ergebnisse‘ frei. Die so zugängliche Tabelle ermöglicht u.A. das Filtern von Ergebnissen, sowie den Export als .xlsx, .csv und pdf format.
Benutzerdefinierte Tabelle
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, sich eigene Ergebnistabellen anzulegen. Hierzu wählen Sie im Aktionsmenü ‚Einer Ergebnistabelle hunzufügen‘. Im folgenden Dialogfeld können Sie den jeweils aktuellen Abschnitt einer oder mehreren Ergebnistabellen hinzufügen, sowie ihre Tabellen verwalten.

Notizfunktion

Mittels der Notizfunktion, die Sie über das Aktionsmenü erreichen, haben Sie die Möglichkeit, zu jedem Befragungsabschnitt individuell Notizen zu hinterlegen. Bitte beachten Sie, das so gespeicherte Informationen nicht nur Ihnen, sondern auch Delegierte/n zugänglich sind.

Passwort Zurücksetzen

Für Benutzerkonten, die unter Angabe einer Email-Addresse eingerichtet wurden, ist es möglich, Zugriff auf das Check-IT Tool durch zurücksetzen eines verlorenen Passworts wiederherzustellen. Bitte wählen Sie hierzu den Link „Passwort vergessen“ unter dem Anmeldebereich . Auf der folgenden Seite können Sie unter Angabe Ihrer Emailaddresse veranlassen, dass Ihnen an dieselbe Emailaddresse ein Link zur Neueingabe Ihres Passworts zugeschickt wird.

Supportangebot

Wenn etwas in der Umfrage oder im weiteren Tool unklar ist oder nicht wie erwartet funktioniert, verwenden Sie die Hilfe- und Supportoptionen, die über den Link „Hilfe“ oben rechts zur Verfügung stehen.
Neben den Inhalten in unserem Hilfebereich können Sie ausserdem live mit uns chatten, indem Sie auf das Popup „Live Chat“ am unteren Bildschirmrand klicken. Weiterhin stehen Ihnen unsere Supportmitarbeiter gerne per E-Mail unter dev@m.works zur Verfügung.

 Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Inhaltliche Vorschläge zu unseren Anleitungen.

 

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